Cómo elaborar un presupuesto enfocado en el crecimiento de tu empresa en 7 sencillos pasos

El éxito empresarial depende de distintos factores y, es cierto que algunos estás fuera del alcance o el control de las propias empresas, como la inflación, la economía del país, entre otros, pero también existen otros factores que pueden ser gestionados a voluntad y es uno de ellos de los que hablaremos en este post.

El presupuesto enfocado en el crecimiento de una empresa es un documento que reúne en sí mismo una serie de acciones a realizar para financiar un plan estratégico para tu empresa.

Un presupuesto puede ser considerado como una herramienta muy valiosa que te ayudará a decidir las acciones que debes tomar o las inversiones que debes hacer para lograr que tu empresa se vuelva rentable y exitosa.

Es importante que definas las metas de crecimiento para tu empresa y por lo tanto el presupuesto que deberás utilizar para lograrlo. La razón principal de esto es que el presupuesto debe definirse con base al crecimiento proyectado para la empresa.

Si esto se hace de manera correcta te estarás asegurando de tener disponibles todos los recursos económicos, tecnológicos y humanos para alcanzar las metas y los objetivos que la empresa se ha fijado.

A continuación te comparto el siguiente post en donde podrás averiguar Cómo elaborar un presupuesto enfocado en el crecimiento de tu empresa en 7 sencillos pasos, esto podrá ayudarte a lograr ese crecimiento empresarial que siempre has deseado.

1. Define la situación financiera de tu empresa

Empecemos por dejar claro a qué nos referimos cuando decimos la situación financiera de la empresa. Esto no es más que un diagnóstico que se basa en un conjunto de variables de carácter contable, que permite medir el desempeño de una empresa, con la finalidad de poder tomar decisiones acertadas al momento de solucionar problemas existentes.

Es importante entender que las la situación financiera de una empresa solo se puede analizar a partir del balance general de la misma. Y para poder llevar a cabo el diagnóstico correspondiente a dicha situación se deben tener en consideración tres elementos fundamentales, estos son: solvencia, estabilidad y productividad.

Expliquemos un poco más a que se refiere cada uno de estos elementos para que queden más claros.

• La solvencia

Muestra la situación patrimonial a corto plazo de una empresa. Es preciso señalar que esta variable tiene como objetivo principal estimar la capacidad de cumplimiento de compromiso a favor de terceros, es decir, la capacidad con la que cuenta la empresa para pagar a proveedores o saldar otras deudas pendientes. Mucho cuidado, esta variable no debe ser confundida con el concepto de liquidez.  

La solvencia está relacionada con el activo circulante dentro del ejercicio natural correspondiente y puede explicarse a través de la capacidad de pago a corto plazo.

• La estabilidad

Hace referencia a la situación ideal de la empresa después de un periodo de crecimiento. De hecho, para ser más concretos, cuando una empresa alcanza un grado de crecimiento determinado y logra la estabilidad, se puede asegurar que se encuentra en un estado de crecimiento sostenido.

No confundas la estabilidad con estancamiento, pues la idea principal en esta etapa es marchar al ritmo de la situación actual sin permitir que la empresa caiga en alguna situación de inestabilidad o pérdidas.

• La productividad

Es equivalente a la rentabilidad de la empresa, y esta se hace visible a través de la capacidad de producción de la empresa. El concepto de productividad se refiere a la relación entre los bienes y servicios elaborados y los recursos invertidos en su producción. Pero para que se pueda considerar como productividad es preciso demostrar que se pueden obtener una mayor cantidad de bienes y servicios al costo más bajo. De lo contrario, serán pérdidas.

En conclusión, elaborar un análisis detallado de los tres elementos mencionados anteriormente te permitirá conocer la situación financiera de tu empresa al detalle, ya que esto a su vez te proporcionará el valor monetario al que ha llegado tu compañía hasta ese momento gracias a las inversiones que has realizado, así como, el valor al que podrá llegar tu empresa si obtiene los recursos que señala el activo y los distribuyes de manera adecuada para cubrir los pasivos.

2. Establece los objetivos empresariales

Los objetivos empresariales son esenciales para visualizar y materializar el éxito, impulsar el crecimiento y generar el compromiso de cada uno de los colaboradores para lograr las metas de la organización en el tiempo determinado. Es indispensable que antes de comenzar a establecer los objetivos de tu empresa selecciones alguna metodología a seguir que se apegue a lo que quieras lograr, de esta manera, no solo le darás dirección a tu proyecto, sino también consistencia.

A continuación te dejo una lista con la que puedes ayudarte al momento de establecer de manera adecuada los objetivos para tu empresa.

• Establece objetivos precisos

Para que un objetivo pueda ser cumplido de acuerdo a lo establecido es preciso que sea claro, medible y llevado a cabo en un periodo de tiempo determinado. Es fundamental que la precisión no falte al momento de establecerlos.

Evita a toda costa las ambigüedades que se puedan producir al momento de establecer un objetivo en tu empresa, ya que esto puede generar confusiones a tus colaboradores y puede desencadenar un problema grave.

• Haz que tu equipo de trabajo esté comprometido

Para que la empresa pueda alcanzar los objetivos de la manera en que fueron planteados es necesario que los miembros de la compañía trabajen de manera organizada, conjunta y con el interés puesto en la mejora constante. Es indispensable que hagas saber a tus colaboradores la importancia que tienen las metas personales y organizacionales que deben cumplir.

No te olvides de comunicar a tu equipo de trabajo lo que esperas exactamente de ellos en las funciones y las tareas que desarrollarán para contribuir en el logro de los objetivos.

• Reta a tu equipo y a tu empresa

Es cierto que para obtener mejores resultados, los objetivos empresariales deben estar apegados a la realidad, es decir, que deben ser alcanzables para los responsables de ejecutarlos. Pero aun teniendo en cuenta esto, es necesario que la empresa esté dispuesta a poner unos cuantos retos a sus colaboradores.

Cabe mencionar que el hecho de que sean retos no significa que deban ser cosas que no se puedan lograr en el tiempo planeado, o con las herramientas disponibles, tampoco es necesario poner en riesgo a la organización por una mala decisión. Solo es cuestión de exigir un poco más de vez en cuando, sobre todo cuando se tenga la certeza de que puede salir bien.

• Define objetivos simples de comprender

No quiero confundirte haciendo mención a que los objetivos deben ser simples de comprender cuando en el punto anterior te mencioné que deberían ser un reto para la empresa y los colaboradores. Lo que sí quiero hacer es dejar claro cuál es la diferencia entre estos puntos.

El hecho de que un objetivo empresarial represente un reto para el equipo de trabajo de la empresa no está ligado a que sea difícil de comprender. Aquí el factor determinante se encuentra en la claridad con la que se describen las tareas, si las indicaciones son las adecuadas, los colaboradores podrán realizar las actividades sin ningún problema, por el contrario, si las instrucciones se vuelven confusas, entonces por muy simple que sea la tarea, creará un problema.

• Practica la retroalimentación con tus colaboradores

Una vez que hayas elegido alguna metodología a seguir, hayas definido los objetivos de tu empresa y estos sean claros, simples y representen un reto para ti y todo tu equipo, es muy importante brindar retroalimentaciónrespecto al tema para fortalecer el espíritu y garantizar el éxito.

Recuerda mantener los objetivos de tu empresa en constante monitoreo para supervisar el cumplimiento de los mismos, es en esos momentos en donde puedes aprovechar para practicar la retroalimentación con tus colaboradores y así evaluar su desempeño.

• Proporciona las herramientas adecuadas

No puedes esperar a que tus colaboradores alcancen todos los objetivos en tiempo y forma que les has detallado si no cuentan con las herramientas adecuadas para hacerlo. Algunas herramientas adecuadas que puedes proporcionar son, software especializado, áreas de trabajo, equipo de cómputo, maquinaria, capacitación, equipo de trabajo, etc.

Lo ideal es que al momento de establecer tus objetivos revises si todos tus empleados cuentan con lo necesario para llevar a cabos sus actividades y no interrumpan su proceso en el transcurso de los días. Con el tiempo, tus colaboradores deberán saber qué es lo que necesitan antes de comenzar a operar para evitar retrasos en el alcance de las metas.

3. Determina los costos de producción

Otro elemento que debes tener en cuenta al momento de elaborar un presupuesto para el crecimiento de tu empresa es el hecho de determinar los costos de manera correcta. Entendamos que el costo está directamente relacionado con el beneficio que trae.

Hay que dejar en claro que el costo es una inversión que una empresa realiza, con el objetivo de efectuar labores de producir, comercializar mercancías y/o prestar servicios.

Los costos de las empresas suelen ser directos e indirectos. Los costos directos son aquellos recursos que pueden ser fácilmente identificados y cuantificados para cada unidad de producción, por ejemplo: la materia prima, o la mano de obra directa, es decir, se puede saber cuánto material (materia prima) y cuánto tiempo (horas laborales) se necesitan para producir un artículo en particular y determinar el costo directamente del resultado.

Cabe mencionar que dentro de los costos directos se encuentra una clasificación en donde estos se pueden dividir en costos variables y costos fijos. Para más información acerca de esto puedes hacer clic aquí.

Por otra parte, los costos indirectos son aquellos que no son fáciles de identificar y por lo tanto no se pueden cuantificar, en efecto, son totalmente contrarios a los costos directos. Algunos ejemplos de estos pueden ser el mantenimiento que se le debe dar a la maquinaria, algunos materiales de los que se echa mano en la producción de alguno artículo pero  que siempre va a variar en cantidad, o los sueldos que se les pagan a los supervisores de ciertas áreas, que no entran directamente en la manufactura del producto.

Recuerda que debes determinar el costo de todas la áreas correspondientes de tu empresa, marketing, ventas, producción, etcétera, de esta forma podrás determinar lo que tu empresa necesita hacer para poder lograr el crecimiento anhelado.

4. Realiza una proyección de flujo de efectivo

El estado de flujo de efectivo muestra el plan de ingresos, egresos y saldos de efectivo, por lo que una buena proyección del mismo puede ayudar a tener una visión más amplia de la empresa en este tema.

La proyección de flujo de efectivo es una herramienta básica para la administración financiera, ya que es gracias a esto que se puede lograr una planificación eficiente del efectivo de la empresa, logrando que los saldos se cubran de buena forma con el efectivo existente en todo momento. Una particularidad especial de la proyección del flujo de efectivo es que ayudan a la empresa a mantener un correcto balance entre la cantidad de préstamos solicitados y la cantidad de efectivo que hay circulando en la empresa.

En las empresas, los ingresos de efectivo provienen principalmente de las ventas al contado, los cobros a clientes por ventas a crédito, los préstamos solicitados a corto o largo plazo o aportes al capital, entre otros tantos. Por el contrario, los egresos de la empresa son en su mayoría por pagos a proveedores, sueldos y salarios, gastos de producción, gastos de administración, amortización de préstamos, inversiones, etcétera.

Es importante que conozcas a detalle las actividades por las cuales tu empresa puede estar generando un flujo de efectivo para así poder considerarlos en la siguiente proyección que hagas. Recuerda que el flujo de efectivo se refiere tanto a las entradas como a las salidas de efectivo.  Por esta razón te recomiendo que pongas especial atención en las ventas de contado y crédito, prestamos, compra de bienes y demás al momento de realizar tu proyección de flujo de efectivo.

5. Asigna recursos a cada área

La asignación de recursos es esencial para los proyectos de una empresa porque ayuda a que el proceso sea más controlado, organizado y equilibrado. Es por esto que la asignación de recursos no puede faltar al momento de elaborar un presupuesto enfocado en el crecimiento de tu empresa.

La asignación de recursos se refiere a colocar algo o alguien en un área en específico de la empresa con la intención de mejorar el proyecto de dicha área. Por lo que podemos inferir, en este punto no solo hablamos de asignar capital monetario, sino también mano de obra especializada, maquinaria, equipo o materiales para poder llevar a cabo las tareas correspondientes.

Esta no es una tarea fácil, por lo que te recomiendo que no la tomes a la ligera, ocupa el tiempo que creas necesario para realizar estudios, cálculos y revisar estadísticas para evitar la mayor cantidad de errores o problemas tales como: la baja productividad, sobrecarga a los empleados, retraso en las tareas, etcétera.

Lo primordial de hacer una correcta asignación de recursos a cada área de la empresa es buscar respetar los plazos, presupuestos, calendarios y costos para poder alcanzar las metas establecidas.

6. Haz revisiones del presupuesto constantemente

Una buena forma de saber si tu presupuesto enfocado en el crecimiento de tu empresa está funcionando como debería es, hacer una revisión periódica del presupuesto que has asignado para esta tarea. Pero, ¿con qué frecuencia debes hacer esto? La respuesta más fácil es, hazlo de manera mensual. De esta manera podrás hacer un contraste de las ganancias frente a los gastos obtenidos cada final de mes y te será más práctico el poder tomar acciones preventivas o correctivas.

A continuación te comparto algunos pasos que puedes seguir para poder revisar tu presupuesto de manera mensual y así poder sacarle el máximo beneficio.

• Reúne todos los estados de cuenta, facturas y recibos

Es vital que tu empresa pueda tener un compendio de todos estos documentos a final de mes para poder hacer los análisis correspondientes al ejercicio en curso. Necesitas poner en orden toda tu documentación antes de pasar al siguiente punto.

Si te parece una tarea tediosa o confusa de realizar, entonces puedes considerar contratar a un contable para que se haga cargo de estas actividades.

• Pon especial atención en las áreas rojas

Es común que mientras revisas el presupuesto asignado para tu empresa te encuentres con algunos detalles que lleven los números a cifras que requieran una mayor inspección. En muchas ocasiones esto suele pasar porque los datos no han sido actualizados al día en que se está analizando el presupuesto o simplemente aún no han alcanzado el punto de equilibrio en ese apartado.

De cualquier forma, lo ideal es saber en qué estado se encuentran exactamente todas las áreas de la empresa para así poder determinar el aprovechamiento de la asignación del presupuesto,

El estar atento a las revisiones periódicas del presupuesto asignado te permitirá darte cuenta de lo que está sucediendo en tu empresa y de esta manera podrás tomar las acciones necesarias a tiempo. Ya sea que necesites ajustar los procesos en tu empresa o cambiarlos por completo, este punto te ayudará a tener un mayor control de la situación.

7. Haz los ajustes necesarios

Este último punto recae en la toma de acciones necesarias para que la empresa tome un mejor rumbo. Si después de haber realizado toda la serie de acciones revisadas en este post se considera que las decisiones empresariales deben ser ajustadas, entonces saca las conclusiones válidas para hacerlo. No temas cambiar la estructura de tu empresa siempre y cuando esto sirva para alcanzar los objetivos que se han fijado.

Recuerda que el manejo eficiente de tus recursos es la clave para que tu empresa se vuelva competitiva y alcance sus objetivos estratégicos.

“La simplicidad y el sentido común deberían ser la base de la planificación y la dirección estratégica” – Ingvar Kamprad

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